3 Hal Penting Sebelum Terapkan Kantor Hybrid

Pandemi telah memicu perubahan besar dalam cara bisnis beroperasi di mana solusi jarak jauh mulai diadopsi untuk mendukung produktivitas.

Mengingat kembali saat gelombang pertama pandemi, perusahaan diwajibkan untuk WFH meskipun infrastruktur IT tidak cocok. Akses file dengan aman lewat jaringan luar kantor pun menjadi masalah yang besar.

Sekarang, banyak bisnis lokal menyadari pentingnya meningkatkan file server untuk memenuhi kebutuhan modern kantor hybrid (penggabungan WFO dan WFH). Solusi penyimpanan data konvensional perlu dievaluasi kembali untuk memenuhi kebutuhan baru.

Menurut Synology, untuk mendapatkan manfaat maksimal dari anggaran IT yang terbatas, selain persyaratan file server dan kebutuhan manajemen IT, bisnis juga perlu mempertimbangkan rencana jangka panjang untuk memastikan solusi apa yang diperlukan.

1. Apakah layanan IT Anda siap untuk memenuhi kebutuhan akses jarak jauh?
Saat membuat layanan file untuk kantor jarak jauh, banyak bisnis terpaksa hanya menggunakan VPN untuk karyawan mengakses jaringan perusahaan dari luar kantor dan menggunakan file sharing dengan protokol SMB untuk akses folder internal.

Namun, solusi ini kurang efektif terutama ketika karyawan butuh bekerja sama dalam satu file. Mereka perlu koordinasi jadwal edit dan menggabungkan file masing-masing secara manual.

Ada juga perusahaan yang menggunakan layanan cloud publik sebagai solusi berbagi file dan kolaborasi kantor. Karena berbasis langganan, biaya jangka panjang sering menjadi isu untuk bisnis UKM, yang juga sering bermasalah untuk memindahkan semua layanan file ke cloud.

Data pun akan tersebar di server lokal dan layanan cloud, menyebabkan masalah duplikasi dan manajemen data. Bisnis harus mencari solusi yang bisa mengintegrasikan file server lokal dan cloud seperti Network Attached Storage atau biasa disebut NAS.

Selain menyediakan akses jarak jauh melalui internet, aplikasi sinkronisasi data, dan bisa akses lewat banyak perangkat dan platform, NAS juga dilengkapi alat kolaborasi efektif yang bisa membantu karyawan bekerja secara bersamaan pada file yang sama dengan mudah.

2. Apakah infrastruktur IT Anda sudah cukup aman?
Menurut laporan keamanan cyber terbaru dari Check Point Software Technologies, serangan siber telah meningkat 168 persen YoY di Asia-Pasifik sejak WFH.

Kerentanan di Windows Server telah menyebabkan lonjakan insiden keamanan di mana server dapat terpapar risiko hacking yang serius. Admin IT juga tidak mudah untuk memastikan keamanan lingkungan jaringan pengguna di rumah sehingga banyak perusahaan menjadi korban phishing dan serangan man-in-the-middle.

Apabila satu komputer pengguna terinfeksi, server di seluruh jaringan lokal dapat diserang melalui implementasi SMB seperti Network Neighborhood dan drive jaringan, yang kemudian file akan dienkripsi dan ditahan untuk diminta tebusan.

Untuk mengamankan aset digital dengan benar, dianjurkan untuk tidak menggunakan protokol SMB ketika mengakses file lewat jarak jauh, bahkan saat menggunakan VPN.

Selain itu, standar keamanan yang tinggi adalah poin penting ketika WFH. Solusi NAS menyediakan dukungan protokol HTTPS yang bisa memastikan keamanan selama transfer data, aplikasi autentikasi tanpa password, dan juga lengkap dengan solusi backup bawaan untuk melindungi data sepenuhnya dari hacker dapat menjadi kunci infrastruktur yang aman.

3. Apakah manajemen file dan kriteria kolaborasi Anda sesuai dengan kebutuhan modern?
Pandemi berpengaruh besar pada gaya hidup individu serta cara perusahaan beroperasi. Banyak organisasi mulai dari kantor kecil hingga kantor dengan lebih dari 1.000 karyawan yang mulai mencari cara terbaik untuk berkolaborasi agar tidak menghambat operasi perusahaan.

Perusahaan membutuhkan solusi IT untuk meningkatkan akses jarak jauh, kolaborasi, file server, keamanan data, sinkronisasi file, dengan skalabilitas yang tinggi.

Memiliki solusi IT yang tepat sama pentingnya dengan upaya pencegahan pandemi. Tantangan yang paling besar adalah menemukan solusi terbaik dengan anggaran yang tersedia.

Dengan meningkatnya penerapan kantor hybrid, perusahaan diwajibkan untuk selalu siap menghadapi tantangan modern tiap saat. Untuk bisnis yang mengutamakan efisiensi, keamanan, serta privasi data, NAS bisa menjadi solusi ideal untuk membantu membangun kantor hybrid yang sukses.